A fines de agosto la Unidad de Proyecto del nuevo Hospital Barros Luco hizo entrega del levantamiento de procesos de 40 unidades clínicas, administrativas y de apoyo clínico a la Directora del establecimiento, Dra. Gisella Castiglione. Un trabajo que requirió de capacitación, tiempo e involucramiento de los equipos que integran el recinto, que permitirá el desarrollo de mejoras aplicables al contexto actual y algunas otras que se espera abordar a través del proyecto de normalización.

El levantamiento de procesos clínicos y administrativos comenzó a fines del año 2015 en el Hospital Barros Luco. En una primera instancia se definió el tipo de metodología a aplicar, que fue la Business Process Management (BPM) o gestión de procesos, la que a mediados del 2016 comenzó a ser difundida a través de una veintena de sesiones que contaron con la participación de más de un centenar de funcionarios/as, entre los que se encontraban directivos del hospital. Durante estas sesiones de orientación previa se trabajó con distintos referentes de cada unidad, tanto clínica como administrativa, personas escogidas por el hospital que se ocuparon de levantar toda la información necesaria de acuerdo a su área, la cual fue clave para llevar a cabo las tres etapas que dividen este proceso: primero se construye y describe lo que se está haciendo hoy en día, el proceso actual; luego se realiza una propuesta de cómo se podría mejorar y finalmente se hace la proyección de cómo uno quiere que funcione incluyendo tecnología, gestión del cambio, etc.

Algunas de las reflexiones que se consideraron en este estudio y levantamiento fueron el rol que tiene cada funcionario en su unidad, los factores críticos del éxito, los tiempo de ciclo, el modelo operacional, el desempeño neto, lo que impide llegar al objetivo, la calidad de los procesos que se generan, entre otras cosas. Precisamente con estos antecedentes en mano se puede pasar a una nueva etapa en la que es factible construir una propuesta de mejora: “es un trabajo muy largo, que involucra a todo el hospital: a usuarios, muchos funcionarios y jefaturas e implica un proceso de reflexión que es necesario para poder construir y diseñar los futuros procesos del nuevo hospital”, afirmó Jaime Carvajal, jefatura de la Unidad de Proyecto del nuevo Hospital Barros Luco. “En cuanto al avance del trabajo con las unidades, éste ha ido dependiendo del tiempo y disposición de cada equipo, entendiendo la dificultad que puede significar por la demanda de trabajo habitual que tienen. La unidad que logró terminar el año pasado y que hoy se encuentra en implementación del sistema de información que soportará sus procesos es Anatomía Patológica” señaló.

Si bien se ha realizado un importante levantamiento durante estos años, Patricio Veloz, Jefe de Procesos, comentó al respecto que “nos falta hacer ver lo importante que es esto, no solo para el futuro hospital, sino también para el actual, porque muchas de las mejoras que se están diseñando se pueden aplicar en la actualidad”. Veloz señaló también que “lo que uno busca acá es no replicar necesariamente las formas de trabajo en el nuevo hospital. La idea es aprovechar estas oportunidades en donde habrá nuevas tecnologías, nuevos sistemas de información y que tenemos tiempo para hacer este cambio, que sabemos que no son fáciles porque implican cambios de hábitos”.

La reunión en la que se hizo entrega de este material finalizó con la entrega de éste en formato CD, junto a una muestra impresa de los levantamientos de procesos realizados en las unidades de Lista de Espera Quirúrgica y Unidad de Atención Domiciliaria.

Carolina Paiva, Jefa del Departamento de Gestión de Lista de Espera Quirúrgica
“Se está haciendo un muy buen trabajo, ya que se ha conversado y levantado información con las personas que día a día realizan tareas específicas relacionadas con la gestión de lista de espera. De esta forma se puede definir el proceso en detalle y conocer las fortalezas y debilidades, y por ende las posibles soluciones a los problemas que aparezcan”.

Dra. Alexandra Rodríguez, Jefa (S) Hospitalización Domiciliaria
“Me pareció que el levantamiento de procesos de la Unidad fue el adecuado, demostrando las falencias que tiene actualmente nuestro Servicio. Con esto dan cuenta que van por el camino adecuado para poder encontrar soluciones y/o mejoras a los problemas. Creo también que debemos involucrar cada vez más a las personas que están insertas en los procesos y preguntarles cómo ven ellos su Servicio, nadie mejor que aquellos para dar ideas de mejora”.

Santiago, 20 de septiembre de 2018.